Yleistä
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä: 2.4.2018
Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (GDPR, The General Data Protection Regulation), joka säätää EU:n kansalaisten oikeuksista tietosuojaan, sekä omien henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn.
Rekisterinpitäjä
Uudenmaan Etevä Tietopalveluyhtiö Oy (y-tunnus: 1981812-8)
Vanha Talvitie 11 C
00580 Helsinki
Henkilörekistereitä hoitava henkilö
Ville Kotiranta
tietosuoja@etevat.fi
Rekisterin nimi
Asiakas- ja puhelinjärjestelmä -rekisterit
Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterinpitäjä tarjoaa ulkoistettuja IT-palveluita asiakkailleen. Yritys huolehtii asiakkaidensa ICT-infrastruktuurista, pilvipalveluista ja työasemaympäristöstä. Muun muassa asiakkaan soittaessa IT-tukipuhelun, puhelut voidaan nauhoittaa rekisteriin koulutuksen vuoksi ja laadun varmistamiseksi. Tukipyynnöt tallennetaan yrityksen keskitettyyn toiminnanohjausjärjestelmään. Tallennetut tiedot muodostavat henkilörekistereitä.
Muodostuvan rekisterin avulla todennetaan IT-tukipyyntöjen tapahtumia, kehitetään asiakaspalvelutoimintaa ja hoidetaan rekisterinpitäjän kyseistä palvelua koskevia asiakassuhteita.
Henkilötietoja käsitellään vain siltä osin, kuin se on tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.
Rekisterin sisältö
Rekisterit sisältävät sopimusasiakkaan, puhelinjärjestelmän ja tukitoimintojen edellyttämiä tietoja. Tiedot ovat sopimusasiakkaalta saatuja tietoja.
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Titteli
- Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Rekisteröidyn tukipyynnöt
- Puhelinjärjestelmätallenne soitetuista IT-tukipuheluista
- Käyttäjän työasema
- Asiakkaan järjestelmien pääkäyttäjät
- Yritys ja y-tunnus
- Yrityksen laskutustiedot
Säännönmukaiset lähteet
Rekisteri sisältää sopimusasiakkaiden välittämät tiedot, joilla on oikeus pyytää tukipalveluita Etevä Tietopalveluyhtiöltä. Asiakas ilmoittaa nämä Etevä Tietopalveluyhtiölle. Etevä Tietopalveluyhtiö pitää rekisterit oikeellisina asiakkaan ilmoituksella tai puhelinsoittojen yhteydessä tapahtuvilla päivityksillä.
Tietojen säännönmukainen luovuttaminen
Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa esim. viranomaisille, sopimuslaskutuksen kontaktitiedon osalta perintään tai muihin vastaavanlaisiin käyttötarkoitukseen.
Säännönmukaisten tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.
Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain käsittelyn tarkoituksen edellyttämä aika tai niin kauan kuin laki rekisterinpitäjältä sitä edellyttää.
Rekisterin suojauksen perusteet
Rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja tiedostot on suojattu yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Rekisterit sijaitsevat kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa. Osa rekisteristä sijaitsee pilvipalveluissa. Rekisterin käyttö on luottamuksellista ja käyttöoikeus on rajattu vain henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan omaaville henkilöille, jotka ovat rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvia ja joiden asema ja tehtävät edellyttävät käyttöoikeutta. Reksiterinpitäjän henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
Tarkastusoikeus
Jokaisella on oikeus tarkastaa omat rekisterissä olevat tietonsa. Kirjallinen ja allekirjoitettu tai muulla luotettavalla tavalla varmennettu tarkastuspyyntö tulee toimittaa edellä mainitulle henkilörekisteriä hoitavalle henkilölle. Ennen luovutusta henkilön henkilöllisyys tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella, joka havaitsee, että rekisterissä olevat henkilötietonsa ovat virheellisiä, puutteellisia tai niitä on käsitelty rekisterin käyttötarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti, on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, estämistä, rajoittamista tai poistamista. Vaatimus tulee esittää kirjallisesti ja toimittaa edellä mainitulle henkilörekisteriä hoitavalle henkilölle.
Henkilöllä joka havaitsee, että hänen EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan on loukattu, on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille.
Evästeet
Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan seurata. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.
Yritys käyttää verkkopalvelussaan evästeitä verkkosivujen laadun parantamiseen ja -kehittämiseen. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös käytön analysoimiseksi, käytön seurantaan ja palvelun kehittämiseksi.
Evästeitä ja niistä saatua tietoa voidaan käyttää myös kohdennetun viestinnän, mainonnan ja sisällön tuottamiseen verkkosivuilla tai sähköpostitse (esim. vierailtuasi verkkosivustollamme voimme mainostaa aiemmin katselemiasi palveluita), sivuston kehittämiseen sekä markkinointitoimenpiteiden mittaamisessa ja optimoinnissa.
Käyttäjä voi antaa suostumuksensa evästeiden käytölle tai kieltää sen selaimensa asetuksista. Evästeet ovat tarpeellisia joidenkin palvelujen toimivuudelle, joten yritys ei takaa kaikkien palvelujen toimivuutta jos toiminnallisuus ei ole käytössä.
Asiakas voi halutessaan estää evästeisiin perustuvan kiinnostusalueidensa mukaisen mainonnan tai sisällön kohdentamisen osoitteessa: http://www.youronlinechoices.com/fi/omat-mainokset.
Tietosuojaselosteen muutokset
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten tietosuojaselosteen sisältöön tulee tutustua säännöllisin väliajoin.
