Teams-kokous – Tehosta videopuheluita ja tiimityöskentelyä

Teams on organisaation sisäiseen kommunikointiin tarkoitettu työkalu, jolla onnistuu myös ulkopuolisten henkilöiden kanssa videoneuvottelut sekä keskustelut. Teams on osa Microsoftin 365 -pilvipalvelua. Miten hyödynnät Microsoft Teams -kokouksia ja ohjelmistoa yrityksen käytössä?

Etevällä viestintä tapahtuu Teamsin avulla ja suurin osa videopuheluista ulkopuolisten kanssa on myös Teamsissä. Välillä saan kutsun Google Hangoutsiin. Zoom-palaverissa olen ehkä kerran kuukaudessa, jos sitäkään. Tässä blogissa pyrin jakamaan parhaita käytäntöjä Teams viestittelyyn, tiimien hyödyntämiseen ja videopuheluiden tekemiseen. Avaan miten otat toisia paremmin huomioon videopalaverin aikana sekä miten noudatat hyvää videopuheluetikettiä.

Parhaita käytäntöjä viestien lähettämiseen

• • • • Käytä yksityiskeskustelua tärkeisiin tai nopeisiin kysymyksiin, mutta jos keskustelu menee liiketoiminnan päätöksiin tai isoihin linjauksiin asiakkaista, niin yritän viedä keskustelu takaisin kanavaan tai sähköposti keskusteluun.
      • Käytä huutomerkkiä merkitäksesi viesti kiireiseksi. Älä käytä tätä varsinkaan kanavassa, jossa on paljon porukkaa ilman riittävän painavaa syytä.
      • Ennen kuin luot uuden (privaatin) ryhmäkeskustelun kolmelle tai useammalle henkilölle, käytä hakua (keskellä ylhäällä) ja etsi kyseisiä henkilöitä, jotta voit varmistaa, ettei vastaavalla kokoonpanolla ole jo ryhmä olemassa.
      • Nimeä yksityiset ryhmäkeskustelut helpottaaksesi niiden kategorisoimista ja löytämistä.
      • Huomioi aina kollegoiden status. Punainen tarkoittaa, että heillä on jotain kalenterissa sillä hetkellä. Vaikka tämä ei aina välttämättä tarkoita tapaamista, on se kuitenkin selvä merkki, että henkilö ei halua tulla häirityksi juuri nyt. Jos henkilö merkitsee itsensä poissaolevaksi, on status oranssi.

Miten hyödynnät parhaiten tiimejä?

• • • • Luo uusi Tiimi vain kun on pakko. Tiimien luominen lähtee helposti hanskasta ja johtaa siihen, että esim. yhtä asiakkuutta kohden on kolme tai useampia tiimejä ja kanavia.
      • Älä välttämättä anna kaikille käyttäjille mahdollisuutta luoda tiimejä, vaan tee se kontrolloidusti nimetyn henkilön kautta, joka voi olla esim. joku hallinnon henkilöistä. Kaikkia toimintoja (esim. Planner) ei ole pakko käyttää kaikissa tiimeissä.
      • Käytä Teamsiä lähtökohtaisesti sisäiseen viestintää ja sähköpostia virallisempaan kommunikointiin ulkopuolisten tahojen kanssa.
      • Jos käytössänne on Microsoft 365 -pilvipalvelu ja tiedostonne ovat SharePointissa tai OneDrivessa, ei tiedostoja tarvitse aina laittaa liitteeksi. Voit jakaa linkin näihin tiedostoihin. Tämä mahdollistaa myös dokumenttien yhtäaikaisen muokkaamisen Teams kokouksen aikana.

Mitä olisi hyvä huomioida videoneuvottelun aikana?

• • • • Käytä videoneuvotteluun aina mieluummin tietokoneelle asennettavaa sovellusta. Selainversiolla pääsee alkuun, mutta käyttökokemus on aidolla ohjelmalla parempi.
      • Käytä taustakuvia tai taustan sumennusta, mikäli taustalla on jotain, joka voi häiritä tai olla noloa. Hyvä idea on käyttää taustakuvia, jossa on firman ilme – image is everything!

• • • • Laita mikrofoni pois, mikäli keskustelussa on useita ja et itse puhu. Tee tämä varsinkin, jos käytät kannettavan kaiuttimia ja mikrofonia. Näppäimistön äänet kuuluvat ikävästi toiselle puolelle. Näppäinäänet eivät häiritse suuremmin, jos käytät ulkoista mikrofonia.
      • Jos jaat näytöltäsi ikkunan, niin suurenna sen sisältöä. Kaikilla ei välttämättä ole käytössä isoa ulkoista näyttöä. Jaettu ruutu näkyy pienempänä Teamsin sisällä. Jaa mielummin ikkuna kuin koko ruutu. Muista käyttää chattia, jos haluat tehdä huomautuksen tai jakaa linkin häiritsemättä keskustelua.

Kaikilla on mukavampaa, kun noudatetaan hyvää etikettiä videoneuvottelussa

Peukutusta on hyvä käyttää, kun haluaa sanoa "ok", "kuulostaa hyvälle" tai "asia kunnossa". Älä käytä peukkua vain viestin vastaanottamisen merkiksi. Reaktiot on tarkoitettu mielialan viestimistä varten (muut paitsi peukku). Niitä olisi hyvä käyttää vähemmän virallisiin ilmaisuihin. Toki kilometrit vaihtelevat organisaatioittain.

Laita video päällä aina kun voit. Räjähtävästi lisääntyneen etätyöskentelyn myötä emme näe kollegoita kasvotusten enää niin paljoa. Videon laittaminen päälle parantaa tiimihenkeä, vähentää yksinäisyyttä kotona työskentelevälle ja on myös mielestäni kohteliasta toista kohtaan. Näin osoitat, että olet läsnä keskustelussa. Eleiden ja ilmeiden näkeminen on myös osa kommunikaatiota etäpalavereissa ja näin myös viesti menee paremmin perille, eikä väärinkäsityksiä synny niin helposti. Videon päällä pitäminen saattaa kuitenkin myös hidastaa nettiä etäpalaverin aikana, joten niiden pitämistä päällä kannattaa käyttää harkiten. Jos palaveri alkaa pätkimään, videoiden sulkeminen voi auttaa.

Teamsin käyttöönotto kannattaa tehdä huolella, sekä kouluttaa käyttäjiä yleisiin toimintoihin ja ominaisuuksiin. Saat Etevältä apua Teamsin käyttöönotossa ja käyttäjien koulutuksissa!  Voit myös lukea lisää sujuvasta etätyöskentelystä täältä!