Pilvipalvelut vertailussa - Tärkeimmät pilvipalvelut yrityksille

Tässä blogissa käydään läpi lähtökohtaisesti yrityksille ja organisaatioille suunnattuja pilvipalveluja, joilla voit ottaa tärkeimmät toimistosovellukset ja palvelut käyttöön. Vertailemme Microsoft 365 ja Google Workspace -palveluja keskenään selvittääksemme, mikä on yritykselle se paras pilvipalvelu. Lisäksi vertailemme tarkemmin eri tiedostonjakopalveluita. 

Yrityksen pilvipalvelut - Microsoft Office 365 vs. Google Workspace

Valtaosa yrityksistä valitsee sähköpostipalveluksi Microsoftin tai Googlen. Omien sähköpostipalvelimien aikakausi on loppusuoralla, myös isoille yrityksille. Tämä usein määrittää myös sen, että minkä kokonaisvaltaisen pilvipalvelun yritys ottaa käyttöön. Pilvipalvelun käyttö on helppoa ja sähköpostin lisäksi Microsoft 365 ja Google Workspace (ent. G Suite) tarjoavat joukon muita työskentelyä helpottavia palveluja ja ohjelmistoja, jotka kaikki ovat käytettävissä paikasta riippumatta vaikka selaimen kautta.

Näistä tyypillisimmät ovat:

• • • • Yhteiset tiedostot
      • Turvaposti
      • Chat ja Videopuhelut
      • Dokumenttien yhtäaikainen muokkaus
      • Kyselykaavakkeet (forms)

Palvelupaketit sisältävät myös organisaation IT-osastolle hyödyllisiä toimintoja. Mainitsemisen arvoisena pidän mm. MDM -palvelua. MDM eli Mobile Device Management mahdollistaa tietokoneiden ja älypuhelimien hallinnan ja valvonnan. Yritys voi jalkauttaa esim. tietoturva-asetukset keskitetysti.

Microsoft on Suomessa suositumpi, mutta tähän on vaikuttanut merkittävästi myös Microsoftin markkinavalta Suomessa. Google ei ole Suomessa hirveästi myynyt tai markkinoinut. Molemmat toimivat Windows ja Mac -tietokoneilla sekä iPhone ja Android -puhelimilla. Subjektiivinen preferenssi usein ohjaa valinnan kanssa.

Molempien palvelupakettien kanssa organisaatio saa tarvittavat peruspilvipalvelut käyttöön. Etevä suosittelee molempiin palveluihin varmistuspalvelua, eli varmuuskopiointia.

Microsoft vs. Google

Hinta -Tasapeli, molemmilta löytyy useita eri kustannustehokkaita vaihtoehtoja

Ominaisuudet - Voittaja: Microsoft. Microsoftilta löytyy enemmän toimintoja ja palveluita (korvausta vastaan toki)

Helppokäyttöisyys - Voittaja: Google

Tietoturva - Voittaja: Microsoft (vasta kun hyödyntää sen tietoturvaominaisuuksia)

Tiedostonjako

Microsoftin ja Googlen pilvipalveluihin kuuluu tiedostonjakopalvelu. Tämän lisäksi perinteisen verkkolevyn korvaavia palveluja ovat myös esim. Dropbox ja Box.com. Tässä blogissa mainitut tiedostopalvelut ovat saatavilla rajoituksin myös ilmaiseksi. Osasta maksullinen versio kuuluu isompaan pakettiin ja osan voi ostaa erikseen kuukausimaksulla.

Ennen kuin sukellan tarkemmin tiedostopalvelujen ominaisuuksiin, niin avaan vähän missä tilanteessa pilvipalvelut eivät ehkä ole tiedostojen jaossa se toimivin ratkaisu.

1. Arkkitehti- ja suunnittelutoimistojen erilaiset CAD- ja 3D-ohjelmat saattavat toimia huonosti pilvipalveluiden kanssa. Haasteena on, että työtiedoston sisällä saattaa olla linkityksiä muihin tiedostoihin ja näiden tiedostojen kansiopolkuun tallentuu pilvipalvelun käyttäjän käyttäjätunnus. Tällöin tiedosto ei aukea oikein toisella käyttäjällä.
   
   
2. Jos yrityksellä on massiivinen määrä dataa, joka sisältää isoja tiedostoja, voi pilvipalvelu myös tuottaa haasteita. Isojen tiedostojen avaaminen voi kestää verrattain kauan. Tietokoneiden tallennuslevyt eivät ole pääosin niin isoja, että firman kaikki tiedostot voisi synkronoida etukäteen levyille.

Microsoft OneDrive ja Sharepoint

Microsoft tarjoaa useita eri tapoja päästä käsiksi tiedostoihin: OneDrive, Sharepoint ja Teams. Microsoft tallentaa tiedostosi aina Sharepointtiin. Pääset tiedostoihin käsiksi kolmesta paikasta: Teamsin kautta, selaimella, OneDrive -kansiosta tietokoneella tai mobiilisovelluksella. 

Tiedoston jakaminen onnistuu helposti. Myös Request Link -toiminto on saatavilla lisämaksua/työtä vasten. Käyttölogiikka ei myös aina ole erityisen helppokäyttöinen. Teams -kanavan tiedostojen synkronointi omalle koneelle OneDriven alle ei ole helppoa jos ei tiedä miten se tapahtuu.

Vahvuudet

• Plussaa on tietenkin, että palvelu kuuluu Microsoftin 365 -pakettiin ja tulee siis lähes ilmaiseksi
• Tietoturvaominaisuudet (mutta ei suoraan paketista)
• Tiedostojen pyyntilinkki
• Toimii parhaiten Officen kanssa (kuten samanaikainen muokkaus)

Heikkoudet

• Sitoutuminen Microsoftin maailmaan
• Ei niin luotettavat ohjelmistot
• Ei helppokäyttöisin
• Haastavin ottaa käyttöön

Dropbox

Dropboxin parhaita puolia on helppous ja luotettavuus. Olen itse käyttänyt Dropboxia kymmenen vuotta ja se on toiminut kuin ajatus. Tästä näkökulmasta suosittelen Dropboxia.

Dropboxin heikkoutena nykymaailmassa on se, että se on yksittäinen palvelu eikä osa kokonaisuutta. Tämän takia siitä joutuu ns. maksamaan extraa. 

Vahvuudet

• Luotettavuus
• Helppokäyttöisyys
• Vault -tiedostonsalaus
• Tiedostojen pyyntilinkki
• SmartSync - Tiedostot näkyvät omalla koneella, mutta osa voi olla "Online only", jolloin ne eivät vie tilaa laitteella
• Integroituu moniin palveluihin

• Jos sinulla on jo Microsoft 365 tai Google Workspace -palvelu, niin maksat extraa jo vastaavasta palvelusta (OneDrive / Google Drive)
• Yhteistyötoiminnot (samanaikainen muokkaaminen) ei ole yhtä toimiva kuin muilla
  
  

Google Drive

Google Drive mahdollistaa samanlaisen käytettävyyden suoraan omalta työasemalta kuin muutkin kilpailijat. Tarkoitan tällä ohjelmaa, joka synkronoi (kopioi) tiedostot omalle tietokoneelle ja niiden muuttuessa päivittää ne takaisin Googlen pilveen. 

Googlen fokus on kuitenkin Google Docs -ohjelmistoissa. Kyseessä on selainkäyttöiset "Office -työkalut" eli Wordin, Excelin ja Powerpointin selainpohjaiset vaihtoehdot. Näillä työkaluilla luodut dokumentit tallentuvat suoraan Google Driveen. Eli lähtökohta on, että kaikki tapahtuu pilvessä ja selaimessa ilman erikseen asennettavia ohjelmia. Voit toki käyttää Microsoft Wordiä tietokoneella ja tallentaa tiedoston Google Driven kansioon, josta se kopioituu pilveen. Sieltä tiedosto myös synkronoituu kollegoiden käytettäväksi ja toisille laitteille.

Googlen palvelujen erikoishyöty on integroitavuus. Google Driven pystyy integroimaan todella monen eri pilvipalvelun kanssa. Voit ajastaa vaikkapa raportit kopioitumaan tiettyyn kansioon.

Vahvuudet

• Vihdoinkin vaihtoehto Microsoftin Officelle ja palveluille
• Paras integroitavuus eri pilvipalveluiden kanssa

• Google Appsin tiedostomuodot eivät ole suoraan yhteensopivia Officen kanssa (Voit toki erikseen tallentaa Officen ymmärtävään muotoon)

Tiedostonjakopalvelut

Hinta -Tasapeli, Microsoft & Google

Ominaisuudet - Voittaja: Microsoft. Microsoftilta löytyy eniten toimintoja ja palveluita (korvausta vastaan toki)

Helppokäyttöisyys - Voittaja: Dropbox

Tietoturva - Voittaja: Microsoft (vasta kun hyödyntää sen tietoturvaominaisuuksia)

Tiesitkö, että pilvipalveluissa olevat viestit ja tiedostot pitäisi ehdottomasti varmuuskopioida?

Pilvipalvelussa olevat tiedostot voivat hävitä monella eri tavalla. Myös ransomware voi tulla ja tuhota tiedostot. Pilvipalvelut eivät varsinaisesti varmuuskopioi tiedostojasi. Tiedostoista on synkronoitu kopiot ja ne tarjoavat versiohallinnan. Tämä ei tarkoita sitä, että niistä tehtäisiin erillinen varmuuskopio. Lue lisää Etevän blogista otsikolla: "Muista Microsoft Office 365 varmuuskopiointi - Miksi?". Sama periaate koskettaa myös muita pilvipalveluita. 

Etevältä saat myös varmistusratkaisut pilvipalveluita varten!