Miten valita sopiva IT-kumppani?

Kerron seuraavaksi IT-palveluntarjoajan näkökulmasta, miten kannattaa etsiä ulkoistettuja IT-palveluita pienille ja keskisuurille yrityksille ja organisaatioille. Tämä kirjoitus on osa blogisarjaa yritysten ja organisaatioiden tietohallinnosta.

Kysy suosituksia ja etsi IT-kumppania verkosta 

Sääntö numero yksi: Jos et tiedä mitään IT-yritystä nimeltä, niin kysy tutuilta. Kysy vaikka asiakasyrityksiltä tai yhteistyökumppaneilta, mitä firmaa he käyttävät ja voivatko he suositella sitä. Jos vahvoja suosituksia ei tule, niin kannattaa laittaa Google laulamaan.

IT-palveluntarjoajan tärkeimmät aspektit liittyvät mielestäni asiakaspalvelun suoraviivaisuuteen ja laatuun, sekä asioiden hoitamisen mutkattomuuteen. Kun tarjosimme Etevän alkuaikoina IT-tukipalveluita kuluttajille opin, että yrityksissä ollaan valmiita maksamaan palvelusta, koska työt pitää saada tehtyä.

Käyn seuraavaksi läpi, millainen IT-ulkoistus sopii pienille ja keskisuurille yrityksille ja organisaatioille. Suosittelen lukemaan kaikkien organisaatiokokojen vinkit läpi, sillä samat neuvot pätevät tietyin varauksin kaikenkokoisten organisaatioiden IT-ulkoistuksissa.

IT-palveluiden ulkoistus 1-25 hengen organisaatioissa

Pienen yrityksen IT-tuen ulkoistamiselle löytyy reilusti vaihtoehtoja, varsinkin isoissa kaupungeissa. Mikäli et tiedä yhtään IT-alan yritystä ja suosituksiakaan et juuri saa, niin aloita etsintä Googlesta ”IT-tukipalvelu” -hakusanalla. Kannattaa käydä myös haun kakkossivulla, koska osa ensimmäisistä tuloksista ei liity haettuun termiin. Maksettuja mainoksiakin kannattaa katsoa. Lähesty eri yrityksiä sähköpostitse ja pyydä heiltä tarjous IT-palveluista. Monet varmasti haluavat tulla paikan päälle tapaamaan sinua, mikä on hyvä asia.

Tarjouspyynnössä tulisi kertoa seuraavat asiat:

• • • • • Mikä on yleinen tavoite IT:n kanssa
        • Työntekijöiden ja työasemien määrä
        • Mitä työkaluja / palveluita on käytössä (Microsoft 365, sähköposti, Skype, CAD-suunnittelu, projektinhallinta, taloudenhallinta yms.)
        • Onko yrityksessä tietotekniikasta vastaavaa henkilöä
        • Onko akuutteja tarpeita kuten:
          • Laitteiden uusiminen
          • Palveluntarjoajan vaihtaminen
          • Konesalipalvelut
          • Hintojen tarkastaminen
          • Nykytilan kartoitus
          • EU-tietosuoja-asetukseen valmistautuminen

Tarkista IT-yrityksen taustat

Kun olet löytänyt sopivan oloisia IT-yrityksiä, niin suosittelen tarkastamaan ehdokkaiden taloudelliset tiedot finder.fi -sivulta tai vastaavasta palvelusta. Itse pidän tärkeänä liikevaihdon maltillista kasvua ja positiivista tulosta lähivuosilta. Sopiva liikevaihtoluokka voi olla esimerkiksi 0,5 -3 miljoonan väliltä. Tämän kokoluokan IT-yritykset palvelevat vielä pienempiäkin organisaatioita ja pystyvät tarjoamaan riittävä laaja-alaisesti osaamista eri IT-tarpeisiin. Yhden tai kahden henkilön yritysten kannattaa harkita pienempiä IT-firmoja, joissa työskentelee korkeintaan 1-3 henkilöä. 

Pieni yritys, jolla on järeä infrastruktuuri (esimerkiksi pörssikauppaa tekevä yritys) voi hakeutua myös useamman miljoonan liikevaihdon IT-palveluyrityksen asiakkaaksi.

IT-kumppanin etsimiseen tuskin tarvitsee käyttää 5-10 tuntia enempää aikaa, huomioiden tapaamisiin kuluvan ajan. Ulkopuolisen konsultin käyttö IT-kilpailuttamisessa voi olla ylilyönti, ellei yritykselläsi ole erikoistarpeita, kuten korkea tietoturvan tarve tai lakisäännellyn toimialan erikoisvaatimuksia. Jos itse yrittäjä saapuu tapaamiseen, on se plussaa – tällöin palvelusuhde syntyy sen ihmisen kanssa, joka ei ole vaihtamassa työpaikkaa ensi viikolla.

IT-palveluiden ulkoistus 25-100 hengen organisaatioissa

Yritys voi kasvaa jopa monen kymmenen hengen organisaatioksi kuin varkain ja ilman ulkoista IT-osaajaa tai omaa IT-tukihenkilöä. Monesti firman sisällä on yksi henkilö, joka tietää muita enemmän tietotekniikasta ja hänestä tulee puolivahingossa IT-vastaava. Jossain kohtaa hänen osaamisensa alkaa kuitenkin rajoittaa yrityksen IT-infran kehitystä tai hänen aikansa tulisi käyttää muihin tärkeämpiin asioihin.

Alle sadan hengen organisaation ei lähtökohtaisesti kannata palkata omaa IT-tukihenkilöä. Tämä tuskin tulee halvemmaksi ja hänellä ei todennäköisesti ole kaikkea tarvittavaa osaamista, varsinkaan IT-infrastruktuurin osalta. Oman tukihenkilön ongelmiksi voivat muodostua myös lomat ja sairastelu – puhumattakaan siitä, että oman IT-tukihenkilön "hyväksikäyttö” toimistoaikojen ulkopuolella on melko yleistä.

Miten löytää sopiva IT-kumppani

IT-kumppanin etsimisen voi tehdä samalla tavalla kuin pienemmän organisaation ohjeistuksessa, eli etsimällä suositusten tai Googlen kautta firmoja ja lähestymällä niitä sähköpostitse. Tässä kohtaa toki on hyvä varata enemmän aikaa asioiden selvittelyyn ja perehtymiseen. Hyvin tehtynä tämä työvaihe voi viedä kymmeniä tunteja ja tässä vaiheessa voikin olla asianmukaista käyttää ulkopuolista tahoa IT-tukipalvelun etsimisessä. Kyseessä voi olla konsultti tai jokin tuttu, joka on perehtyneempi IT-asioihin. IT-konsultit saattavat ampua tarjouspyynnön pitkäksi ja liian monimutkaiseksi, mihin kannattaa kiinnittää huomiota. Tämä voi johtaa siihen, että tarjouspyyntöön ei haluta vastata tai siihen vastaaminen on liian työlästä.

Kannattaa muistaa, että jos pyytää IT-yritystä tekemään kilpailutuksen, johon he itse osallistuvat, voi itse kilpailutus olla hieman vääristynyt. Konsulttikin saattaa johdattaa kaverin firmaan. Kannattaa siis ottaa kilpailutukseen mukaan myös sellaisia tarjoajia, joita konsultti ei ole ehdottanut.

IT-palveluiden ulkoistus yli 100 hengen organisaatioissa

Yli sadan hengen organisaatioissa IT-asiat ja -kulut alkavat jo painaa. Kokonaisuus on monimutkaisempi ja sen ymmärtäminen vaatii enemmän osaamista. Ulkoisen osaajan käyttäminen kilpailutuksessa on suositeltavaa.

Ehdottoman tärkeää on, että yrityksen perustaja, toimitusjohtaja tai joku henkilö perehtyy asiaan eikä vain ulkoista IT-kilpailutusta konsultille. Usein törmää tilanteeseen, missä koko homma on kaadettu konsultin niskaan ja päättäjää ei kiinnosta projektin eteneminen. Jos kilpailutus menee puihin, mielestäni se on päättäjän vastuulla, ei konsultin.

Kaikki hankintapäätökset ovat lopulta päättäjän vastuulla ja jos hän ei ole perehtynyt asiaan, voi hän valitettavasti syyttää vain itseään. Suositus numero kaksi kuuluukin: sekä tilaajan että konsultin on hyvä olla mukana tapaamisissa keskustelemassa IT-tukipalvelun tarjoajien kanssa.

Mitä kannattaa huomioida ennen IT-tuen ulkoistusta?

Nykypäivänä ei kannata tehdä pitkiä sopimuksia IT-tukea tarjoavien yritysten kanssa. Omat sopimuksemme solmitaan aina kolmen kuukauden irtisanomisajalla, mikä pitää meidät varpaillaan ja antaa asiakkaalle vapauden tehdä mitä haluaa. Siirto uudelle palveluntarjoajalle kannattaa myös tehdä kevyesti ja alkuun vain pakollisten toimintojen osalta, jotta nähdään, miten kokonaisuus toimii.

Vaikeimmat asiakassuhteet ovat usein sellaisia, joissa IT-toimittajan tuomaa lisäarvoa ei haluta nähdä. Mikäli hinta tingataan pilalle, ei asiakkuus ole kannattava ja se tuskin johtaa hedelmälliseen ja pitkäaikaiseen yhteistyöhön. ”Tein itse ja säästin" -mentaliteetti vaikeuttaa myös yhteistyötä, sillä se tappaa helposti proaktiivisuuden toimittajan suunnalta. 

Mikäli kaipaat apua IT-palveluiden kilpailutuksessa tai haluat kilpailukykyisen tarjouksen IT-tuesta, niin ota yhteyttä!