Miten eroaa Zoom, Teams ja Hangouts? Videopuhelu -palvelut vertailussa

Kirjoittanut Panu Palmu 4/2020

videopuhelutNyt kun etätyön, videopuhelujen ja etätapaamisten tarve on kasvanut räjähdysmäisesti on erilaiset chat-, videopuhelu- ja etäpalaveriratkaisut nousseet pintaan. Tässä blogissa kerron mihin palveluja voi käyttää ja mitä eroa niillä on. Edellisessä etätyöhön liittyvässä blogissa kerroin kuinka mahdollistaa etätyö organisaatiolle ja huolehtia tietoturvasta.

Tässä esimerkkejä käyttötarkoituksista:

          • Organisaation sisäinen palaveri
          • Kansainväliset ilmaiset puhelut (videolla tai ilman)
          • Myyntipalaveri asiakkaan kanssa
          • Webinaari ja koulutustilaisuus
          • Monta eri organisaatiota/yksilöä yhdistävä kokous
          • Tietokoneen ja matkapuhelimen käytön lisäksi järjestelmiä voidaan käyttää neuvotteluhuoneiden videojärjestelmien pohjalta erillisellä laitteistolla

Pääperiaate on, että pääkäyttäjä luo uuden virtuaalitapaamisen ja lähettää kutsun muille. Kutsulinkki avaa tapaamisen, joko tiettyyn ohjelmaan (kuten Teams), tai nettiselaimeen. Usein tätä varten pitää ensin asentaa pieni lisäohjelma, jotta palvelu toimii. Ensimmäisen kerran jälkeen käyttö on mutkattomampaa. Palvelut mahdollistavat myös videopuhelun nauhoittamisen. Vastaavia toimintoja löytyy myös WhatsAppista, FaceTimesta ja Messengeristä. Nämä ovat kuitenkin suunnattu kuluttajille, joten en nyt puhu niistä sen enempää.

 

Lyhyt esittelykierros palveluista

 

Zoom-App-Icon-2-1

Zoom

Zoom -sovellus (zoom.us) on etäpalavereihin erikoistunut verkkopohjainen palvelu. Zoom on USA:ssa 2013 perustettu ja sillä oli käyttäjiä alkuvuodesta vielä n. miljoona kuukaudessa. Koronaviruksen takia käyttäjämäärä räjähti 200 miljoonaan todella lyhyessä ajassa. Suurin osa Zoomin käyttäjistä ovat ilmaiskäyttäjiä. Zoom on itsenäinen yritys ja se ei ole osa minkään ison yrityksen portfoliota.

Zoomin ilmaisversiolla videopuhelussa keskustelee jopa 100 henkeä ryhmässä. Aikarajoituksena on 40 minuutin tapahtuman pituus. Kahdenkeskisiä keskusteluja ei ole ajallisesti rajoitettu. Alkaen 13,99 € / järjestäjä / kk pääsee rajoituksista ja saa lisätoimintoja käyttöönsä. Lisätietoa maksuista ja ominaisuuksista Zoomin hinnat -sivulta. Zoomin arvokkaampi palvelu sisältää asiakaspalvelun, jotta kaikki osallistujat saavat apua käytön aloittamisen kanssa.

 

microsoft-teams-logo-png_480-480

Microsoft Teams

Teams on organisaation sisäiseen kommunikointiin tarkoitettu työkalu, millä onnistuu myös ulkopuolisten henkilöiden kanssa videoneuvottelut sekä keskustelut. Teams on osa Microsoftin (Office) 365 pilvipalvelupakettia (alk. 8,80 € /kk). Monilla yrityksillä on jo Microsoft 365:n kautta mm. sähköposti, joten Teams ei välttämättä tuo lisäkustannusta lisenssimielessä. Ohjelmiston käyttöönottoon kannattaa toki käyttää aikaa ja energiaa, sekä kouluttaa käyttäjiä sovelluksen käyttöön. Teamsin käyttöön kannattaa myös sopia yhteiset pelisäännöt organisaation sisällä. Teamsin hyvänä puolena on mm. integroituminen Microsoft 365 -sähköpostiin ja Outlookiin. Osallistumislinkin voi luoda automaattisesti kalenterikutsuun, kun klikkaa "Teams-kutsu" -painiketta. Microsoft tarjoaa Koronaviruksen aikana Teams -palvelua veloituksetta puoleksi vuodeksi. Microsoftin maailmassa Teams korvaa Skypen. Skypeä voi vielä käyttää mutta se tullaan aikanaan lopettamaan. 

 

hangouts_logo

Google Hangouts

Google Hangouts on Teamsin tyyliin puolestaan osa Googlen pilvipalvelupakettia. Hangoutsin täysversio tulee Google G Suiten mukana, mutta ilmaisversiota voi myös käyttää veloituksetta. Ilmainen Hangouts mahdollistaa videopuhelun enintään kymmenen henkilön kesken. Mikäli käytössä on Gmail niin Hangouts -kutsujen lähettäminen onnistuu helposti Microsoft -maailman tyylisesti.

Tässä tarkennus Googlen videopalveluista:

          • Google Hangouts on kuluttajapalvelu, jota voi käyttää jos vain on ilmainen Gmail -tili
          • Google Hangouts Chat on maksullinen tiimi chat osana G Suitea
          • Google Hangouts Meet on maksullinen videopuhelupalvelu joka on osa G Suitea (tukee mm. enemmän käyttäjiä kun ilmainen versio)
          • Google Duo on Applen FaceTimea vastaava mobiilisovellus kuluttajille

Maksullinen Google Hangouts on osa Google G Suitea ja sen hinnat alkavat n. 5 euroa kuussa per käyttäjä. Koronaviruksen takia Google tarjoaa Hangoutsin premium version ominaisuuksia veloituksetta käyttöön väliaikaisesti (tätä kirjoittaessa kesäkuun loppuun 2020).

 

videopuhelu_teams

Ratkaisuehdotuksia eri käyttötarkoituksiin

Onko organisaatiossanne jo Microsoft 365 tai Google G Suite käytössä? 

Jos vastaus on kyllä,  niin lähtökohtaisesti suosittelen hyödyntämään olemassa olevia ratkaisuja (Teams ja Hangouts).

Oletko satuinnaiskäyttäjä?

Jos tarvitse videopuhelua vain satunnaisesti, voi olla hyvä aloittaa kysymällä mitä palveluita / laitteita itse käytät ja mitä vastapuoli käyttää. Jos molemmilla on iPhone, voi esim. FaceTime olla sopiva ratkaisu. Mikäli toisella on ja osaa käyttää vaikkapa Hangoutsia, niin hän voi luoda kokouksen ja lähettää kutsulinkin toiselle. Ilmaisilla kuluttajapalveluilla pääsee riittävän pitkälle.

Onko tarve pitää kertaluontoinen, monta kymmentä henkeä kattava tapahtuma?

Isoihin kokouksiin suosittelen Zoomia. Zoomia puoltaa mm. seuraavanlaiset ominaisuudet:

        • Mahdollisuus jakaa iso ryhmä pienempiin ryhmiin (breakout rooms) keskustelua varten ja yhdistää pienet ryhmät taas isommaksi kokonaisuudeksi
        • Mahdollisuus viitata puheenvuoron vuoksi (ettei tarvitse puhua päälle)
        • Mahdollistaa jopa tuhat osallistujaa
        • Zoom mahdollistaa jokaisen videokuvan näyttämisen (muissa vain rajoitettu määrä videolähteitä)

 

Kuulostaa hyvälle! Mitä teen seuraavaksi?

Voit lähteä ottamaan palveluita käyttöön omatoimisesti:

 

Mikäli et juuri nyt ehdi ottaa videopuhelu -palvelua koko organisaatiolle käyttöön, niin voit olla Etevään yhteydessä. Me autamme käyttöönoton ja käyttökoulutuksien kanssa!

Teams -koulutus

 

Topics: Office365, etätyö, videopuhelut, Zoom, Teams, Microsoft Teams, Microsoft 365

Haluatko kuulla uusista blogijulkaisuista ensimmäisenä? Tilaa ilmoitukset!

Jaa somessa

Microsoft SharePoint, Teams, vai molemmat, tavoitteena sujuva yhteistyö?

Kun Microsoft Teams tuli markkinoille, SharePointin työtiloja ja ryhmätyöskentelyä käyttäneet saattoivat miettiä, että Teams on...

Microsoft Teams. Tehosta videopuheluita ja tiimityöskentelyä

Teams on yrityksen sisäiseen ja ulkoiseen kommunikointiin tarkoitettu työkalu, jolla onnistuu videoneuvottelut sekä keskustelut...

Kuinka mahdollistaa etätyö organisaatiolle ja huolehtia tietoturvasta?

Miten erilaiset ohjelmisto- ja laiteratkaisut vaikuttavat etätyöhön. Organisaatiolla  yhdistelmä paikallisia ratkaisuja ja pilvipalveluita...