Siirtyminen etätyöskentelyyn vauhdittui merkittävästi viime keväänä, ja vaikka syksyllä pääsisimmekin palaamaan konttorille, tulee valtaosa organisaatioista jatkamaan etätyöskentelyä osittain tai kokonaan. Microsoft on lisännyt Teamsiin jatkuvasti uusia ominaisuuksia, mutta etätyöskentelyn nopea yleistyminen ja se, että Teams tulee korvaamaan Skype for Business -sovelluksen kesäkuun loppuun mennessä, on vauhdittanut merkittävästi päivityksiä. Microsoft tähtää siihen, että Teams on johtava ratkaisu pilvipohjaisten yhteistyöalustojen joukossa. Mikä sitten tekee Teamsista niin erinomaisen?
Mikä on Teams ja mitä se tekee?
Microsoft kuvailee Teamsia keskustelupohjaisena työtilana, joka on osa Microsoft 365 -pilvipalvelua. Teams mahdollistaa yhteistyön kaikilla Office-sovelluksilla yhden ikkunan sisällä. Teamsin sisällä voit:
-
-
-
- Selata Outlook-kalenteria ja sopia tapaamisia
- Luoda, jakaa, editoida ja etsiä sisältöä SharePoint-sivustoilla sekä OneDrive ja OneNote-sovelluksista
- Soittaa puheluita tai järjestää videoneuvotteluja
- Lähettää pikaviestejä tiimin jäsenille
-
-
Teamsin keskeiset toiminnot
Pikaviestit
Teams mahdollistaa keskustelut niin kahden henkilön kuin isommankin ryhmän kesken keskustelut. Molemmat keskustelut tallentuvat aina keskusteluhistoriaan samalla tavalla kuin Skype For Businessissa. Teams-keskustelut pitävät sisällään kaikki modernin pikaviestipalvelun ominaisuudet, kuten tekstin muokkauksen, hymiöt ja priorisoinnin. Käyttäjät voivat jakaa kuvia ja tiedostoja suoraan keskusteluihin.
Tiimit
Käyttäjät voivat liittyä eri tiimeihin joko itse tai kutsuttaessa. Tiimin alla on sitten kanavia, joista osa näkyy kaikille tiimiin osallistujille ja osa voi olla salattuja jotka näkyvät vain käyttöoikeuden omaaville (kanavaan kutsutuille). Eli tiimi on ylempi taso jonka alla on kanavia.
Kanavat
Teamsin keskeisin etu on kanavat. Käyttäjät voivat keskustella eri kanavilla. Kanavat voivat olla joko avoimia, joihin kaikki voivat liittyä, tai yksityisiä ja vain tiettyyn aiheeseen tai tapahtumaan liittyviä. Kanavien omistajat voivat omatoimisesti päästää uusia käyttäjiä liittymään kanavalle.
Kokoukset
Teams mahdollistaa videoneuvottelut 1000 käyttäjälle samaan aikaan. Kasvaneen kysynnän vuoksi Microsoft työskentelee aktiivisesti kasvattaakseen osallistujamäärää entisestään.
Videoneuvottelun voi varata suoraan kanavan kalenterista tai käyttäjät voivat luoda niitä omasta kalenteristaan. Teamsin videoneuvotteluja voi striimata 10 000 katsojalle samaan aikaan hyödyntäen Microsoft Stream -integraatiota. 30.6.2021 alkaen katsojamäärä kasvaa 20 000 ja Microsoftin tuella jopa 100 000 katsojaan.
Hyvä tietää Teamsista
Microsoft Teams tarjoaa turvallisen alustan yhteistyölle, sekä sisäisten, että ulkoisten kumppanien kanssa
Teams käyttää kaikki samoja tietoturvaominaisuuksia, kuin Microsoft 365 -pilvipalvelu. Tähän kuuluu monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) sekä liikenteen salaus ja pilveen tallennetun tiedon pääsynhallinta. Teamsin data täyttää ISO27001 ja SOC1 ja SOC2 Compliance vaatimukset. Teamsia voidaan käyttää monilla toimialoilla, joiden toimintaa määrittää tiukat tietoturvavaatimukset.
Vaikka Teams on hyvin suojattu, se ei estä sujuvaa yhteistyötä niin sisäisten, kuin ulkoisten kumppanien kanssa. Teams pääkäyttäjä voi luoda vierastilejä Teamsiin Microsoft 365 Admin Centerissä. Tämä on turvallinen tapa tehdä yhteistyötä asiakkaiden, kumppaneiden, alihankkijoiden tai muiden tahojen kanssa.
Teams tarjoaa paremman näkymän projektien hallintaan ja johtamiseen
Teams tarjoaa johdolle sekä esimiehille erinomaisen näkymän käynnissä oleviin projekteihin ja työn etenemiseen organisaatiossa. Kaikki tiedostot ja keskustelut tallentuvat historiatietoihin Microsoft 365 -pilvipalveluun, minkä johdosta on helpompi pysyä perillä projektien etenemisestä. Tätä dataa voi hyödyntää myös Microsoft Graphin kautta.
Teams on tehokkaasti integroitu Microsoft Office -sovelluksiin
Teams on luonnollinen osa Microsoft 365 -pilvipalvelua ja kaikki Office-sovellukset toimivat saumattomasti Teamsin kanssa. Käyttäjät voivat luoda ja hallinnoida Word-, Excel-, PowerPoint- ja OneNote-tiedostoja sujuvasti suoraan kanavilla ja keskusteluissa, tai työskennellä yhdessä tiimin SharePoint-sivulla. Kalenteri linkittyy suoraan Outlook-sovellukseen.
Teams on myös vahvasti integroitu Microsoft Power Appseihin. Microsoft Power Appsilla käyttäjät voivat luoda kevyellä koodaamisella appeja ja jakaa niitä omalle tiimille. Esimerkiksi, Power Appeja hyödyntämällä voi luoda workflown, joka käynnistyy, kun myyjä ilmoittaa omalla kanavalla, että milloin uusi asiakas aloittaa.
Teamsiin on runsaasti kolmannen osapuolen integraatioita
Viime vuonna Microsoft avasi Teamsin kolmannen osapuolen integraatioille. Mukaan tulikin nopeasti mm. ZenDesk, Asana, Polly ja CalendarHero. Näitä applikaatioita voi käyttää suoraan kaikilla kanavilla ja kalenterissa, ja mikä parasta, vaikka videopalaverin aikana.
Teams sisältää kattavat audio- ja video-ominaisuudet
Teams on tehokas työkalu online-palavereihin. Videopalavereiden lisäksi Teamsilla voi soittaa helposti audiopuhelun niin tietokoneelta kuin mobiililaitteista. Teams on loistava työkalu paljon hybridi- tai etätyötä tekevälle organisaatiolle, jossa liikutaan paljon kodin, toimiston ja eri tapaamisten välillä.
Teamsissa on paljon botteja ja työkaluja erilaisiin tarpeisiin
Teamsissa on paljon botteja, joita voi hyödyntää aikaa vievien rutiinien automatisointiin. Statbotit luovat raportteja suoraan Teams-kanaville mm. Salesforcen tai Google Analyticsin datasta. Palautetta työyhteisöstä voi kerätä Polly Botilla luoduilla automatisoiduilla kyselyillä.
Miksi ottaa käyttöön Teams?
-
-
-
- Yksi keskitetty paikka yhteistyölle
- Saumaton integraatio Microsoft 365 -pilvipalveluun
- Vahva tietoturva ja salaus
- Azure Active Directory -hallinta
- Ei lisäkustannuksia, jos käytössä on Microsoft 365 -pilvipalvelu
-
-
Aloita moderni ja turvallinen työskentely niin kotona kuin konttorilla
Ota käyttöön Teams ja Microsoft 365 -pilvipalvelu osaavan kumppanin kanssa. Etevä auttaa käyttöönotossa sekä tarvittaessa ylläpidossa.
09 - 42 550 338
