Microsoft OneNote - ohjeet ja vinkit sujuvaan työskentelyyn

Kirjoittanut Johanna Uitti 3/2021

 

Ohjeet ja vinkit OneNote työskentelyyn

OneNote on yksi suosituimmista muistiinpanosovelluksista. Se pitää sisällään laajemman muistikirjaominaisuuden ja nopeat sähköiset muistilaput. OneNotessa on kattavasti toimintoja ja ominaisuuksia, jotka tekevät siitä erityisen helpon ja sujuvan käyttää. Tässä blogissa listataan muutama käyttöä helpottava ja nopeuttava ominaisuus, sekä ohjeita OneNoten käyttöön.  

 

Suosittu digitaalinen muistikirja

Microsoft OneNoten suosiota selittää sen helppokäyttöisyys ja se on ollut markkinoilla pitkään. OneNote on ilmainen käyttää ja se on saatavilla lähes kaikille alustoille (iOS, Android, Mac, Windows tai selaimessa OneNote Online), on kyseessä sitten tietokone tai mobiililaite. OneNote tulee myös Microsoftin Office 365 -pilvipalvelun mukana.  

OneNotella voit myös tallentaa melkein mitä vain: voit kirjoittaa, piirtää, tallentaa kuvaa tai ääntä, lisätä kuvia, videoita, linkkejä tai muita dokumentteja. Kaikki merkinnät voit myös jakaa kollegoiden kesken, vaikka reaaliajassa.

OneNoteen voit tehdä helposti palaverimuistiinpanoja tai merkintöjä asiakastilaisuuksissa. Näistä merkinnöistä on helppo luoda tehtäviä vaikka suoraan Outlookin tehtäviin. OneNoteen tehdyt muistiinpanot on myös helppo jakaa organisaation kesken valituille henkilöille tai lähettää sähköpostilla yhdellä napin painalluksella. 

 

Vinkit tehokkaampaan työskentelyyn:

Pikanäppäimet

Kannattaa opetella käyttämään pikanäppäimiä oli kyseessä mikä ohjelmisto tahansa, se nopeuttaa käyttämistä merkittävästi. OneNote ei poikkea tästä mitenkään. OneNote sisältää runsaasti käyttöä nopeuttavia pikanäppäimiä. Pikanäppäimien avulla voit nopeasti korostaa sanoja, lisätä linkkejä tai päivämääriä, etsiä muistiinpanoista tietoja, ja paljon muuta. Tässä muutama esimerkki: 
 
Luo muistilappu: Ctrl+Shift+M tai Windows key+ Alt+N 
Tarkista oikeinkirjoitus: F7 
Lisää linkki: Ctrl+K 
Lisää tiedosto: Alt+N,F 
Lisää kuva: Alt+N,P 
Korosta valittu teksti: Ctrl+Alt+H 
Bold: Ctrl+B 
 
Suosituimmat pikakomennot löytyvät listattuna Microsoftin sivuilta

Muistilaput (Quick Notes) 

Muistilappu on sähköinen versio Post-It lapuista. Se on kätevä tapa kirjata ylös ideoita tai muita tärkeitä asioita. Otat esimerkiksi vastaan asiakaspuhelun, kun et ole tietokoneesi ääressä. Puhelun aikana käy ilmi jotain asioita, joita sinun tulisi muistaa tehdä myöhemmin, tällaisessa tilanteessa muistilapun luominen puhelimen sovelluksessa on kätevä tapa luoda muistutus. Microsoftin ohjeet muistilappujen käyttöön.

Hyödynnä tehokasta hakuominaisuutta 

Mitä enemmän käytät OneNotea, sitä enemmän kertyy sisältöä. Tämän sisällön järjestämiseen on OneNotessa monta vaihtoehtoa. Siitä huolimatta helposti voi käydä niin, että jotain tärkeitä merkintöjä hukkuu kaiken sisällön joukkoon. Onneksi OneNoten hakuominaisuus on erinomainen. Pääset hakuun painamalla suurennuslasia, tai Ctrl+F. Kirjoitat hakukenttään sanan tai lauseen, jota etsit. OneNote listaa tähän aiheeseen liittyvän tekstin niin käsin kuin koneella kirjoitetun, ja jopa kuvissa näkyvät tekstit. Hakuja voi myös rajata alasvetovalikosta löytyvillä kriteereillä. 

Käytä luokitteluun ja priorisointiin tunnisteita 

Tunnisteilla voit nopeasti merkitä tärkeät merkinnät tai luoda kiireellisiä tehtäviä. Voit merkitä tekstiä tiettyyn luokitteluun ja hakea myöhemmin tähän tiettyyn luokitteluun liittyvää sisältöä OneNote muistiinpanoistasi. Voit merkitä tunnisteilla vain yhden sanan, tai vaikka kokonaisen kappaleen. Voit myös luoda omia luokitteluja. Tunnisteiden avulla voit myös etsiä sisältöä, ja OneNote listaa tietyn tunnisteen sisältävät teksti. Microsoftin ohjeet tunnisteiden käyttöön.

 

Näyttökuva 2021-3-22 kello 11.04.50

OneNote koulutukset

Jos OneNote ei ole vielä niin tuttu ja haluat lisää vinkkejä sekä ohjeita, Microsoftilla on kattavasti OneNote koulutuksia

 

Microsoft 365 - OneNote ja paljon muuta

OneNote on arjen työskentelyssä usein se työkalu, joka on koko ajan auki ja johon palaa säännöllisesti tekemään muistiinpanoja sekä jakamaan pöytäkirjoja tai tehtäviä työtovereiden kanssa. Tehosta yhteistyötä ja viestintää siirtämällä työskentely Microsoft 365 -pilvipalveluun. Saat käyttöösi OneNoten lisäksi tutut Office-ohjelmat, etä- ja yhteistyötä merkittävästi helpottavat Teamsin ja Sharepointin, sekä OneDrive-pilvitallennustilan. 

Tilaa Microsoft 365 käyttöönotto

Topics: Office365, Microsoft, Microsoft 365, onenote

Haluatko kuulla uusista blogijulkaisuista ensimmäisenä? Tilaa ilmoitukset!

Jaa somessa

 

Haluatko ottaa OneNoten ja Microsoft 365 -pilvipalvelut käyttöön? Ota yhteyttä, niin autamme käyttöönotossa!

Microsoft SharePoint, Teams, vai molemmat? Sujuvaa tiimityöstä

Kun Microsoft Teams tuli markkinoille, SharePoint-työtiloja ja ryhmätyöskentelyä käyttäneet saattoivat miettiä, että Teams on monilta osin jotenkin päällekkäinen... 

Pilvipalvelut etätyöskentelyyn - Miksi ottaa käyttöön Microsoft 365? 

Pilviympäristössä työskentely mahdollistaa tehokkaan ja sujuvan yhteistyön turvallisesti ja paikasta riippumatta. Saat käyttöösi Office-ohjelmistot.

Microsoft 365 Business Premium - Hyödynnä moderni tietoturva

Microsoftin 365 on yksi suosituimmista pilvipalveluista. Se mahdollistaa merkittäviä parannuksia yrityksen tekniseen tietoturvaan...