IT-asioita ei aina pohdita etukäteen, vaan vasta siinä vaiheessa, kun ongelmia ilmenee. Sen jälkeen mietitään, että tarvitseeko yritys IT-tukea tai palveluita ulkopuoliselta toimijalta? Parempi tapa on kuitenkin järjestää IT-asiat ennakoivasti, niin että ongelmatilanteet ratkeavat nopeasti ja myös tietoturva on silloin merkittävästi paremmalla tasolla. Mitä kriteereitä kannattaa pohtia vai valitaanko vain joku kumppani sekä palvelut umpimähkään? Tässä artikkelissa keskitytään avaamaan miten IT-tukipalvelut kannattaa lähteä järjestämään.
Mistä lähteä liikkeelle?
Ensimmäisenä on hyvä pohtia oman yrityksen tai organisaation tarpeita nyt sekä lähitulevaisuudessa. Merkittävä tekijä on organisaation koko ja käytettävien laitteiden sekä ohjelmistojen asettamat vaatimukset. Kun organisaatio kasvaa, kasvaa myös IT-tukea vaativien tilanteiden määrä. IT-ongelmat muuttuvat monimutkaisemmiksi, sekä mahdolliset tietoturvariskit ja ympäristön toimintavarmuuteen liittyvät riskit muuttuvat merkittävimmiksi. Ennen kuin lähtee kartoittamaan IT-tukea tarjoavia kumppaneita ja lähettämään tarjouspyyntöjä, kannattaa miettiä muutamia perusasioita.
Osaammeko korjata itse jotain IT-ongelmia?
Nykyaikana yrityksissä on yleensä työntekijöitä, jotka ovat hyvinkin päteviä IT-asioissa. Monesti kuitenkin näiden osaajien aika on tuottavammin käytetty muiden asioiden tekemiseen kuin IT-ongelmien selvittelyyn. Pienissä yrityksissä monesti pärjäillään hyvin pienillä investoineilla IT-puolella. Monesti mentaliteetti on ’tein itse ja säästin’, mutta usein tässä ei oteta huomioon käytetyn ajan kautta häviäviä ’mahdollisuuskustannuksia’ (opportunity cost) – eli, jos sen ajan olisikin käyttänyt esim. uusasiakashankintaan, niin saavutettu voitto olisi voinut olla paljon korkeampi kuin säästetty raha.
Kuinka moni ihminen tarvitsee IT-tukea ja kuinka usein?
Pienissä yrityksissä tuen tarve ei välttämättä ole itsestäänselvyys, koska asiat monesti saadaan pienellä vaivalla korjailtua. Jos yrityksen on tarkoitus kasvaa, on silloin kyettävä myös tarjoamaan tukea dynaamisesti. Ulkoistettu IT-tuki on usein vastaus tähän dynaamisuuden tarpeeseen.
Miten käytämme tietokoneita työssämme, sekä miten kriittistä on yrityksen kannalta tietokoneiden toimintavarmuus?
Monet asiantuntijayritykset pyörivät puhtaasti IT:n päällä ja näin ollen yritystoiminnan jatkuvuuden edellytys on se, että päätelaitteet ja IT-palvelut toimivat vakaasti.
Onko tarvetta, että IT-asiantuntija tulee käymään säännöllisesti yrityksessämme ja huolehtii laitteiden toimivuudesta?
IT-ympäristön toimivuudesta huolehtiminen on muutakin kuin pelkästään ohjelmistojen ongelmien ratkaisu, käyttäjien tilien lukituksien poistaminen ja muut akuutit ongelmatilanteet. Verkkolaitteiden ylläpito ja uusiminen ovat kriittisiä toimia moderneilla työpaikoilla. Monesti IT-toimintaympäristön ongelmakohdat voidaan havainnoida vain vierailemalla kyseisessä ympäristössä.
Käytetäänkö puhelimissa yrityksen sisäisiä ohjelmistoja?
Nykyään työntekijät käyttävät monenlaisia päätelaitteita työssään. Työssä käytettävien puhelimien suojaus ja keskitetty valvonta ovat aivan yhtä tärkeitä kuin tietokoneidenkin. Molemmissa käsitellään yrityksen dataa ja molemmissa on pääsy yrityksen järjestelmiin.
Onko meillä laajempi IT-infrastruktuuri joka tarvitsee ylläpitoa ja kehitystä?
Yrityksillä on tavallisesti käytössään verkkosivut, sähköposti, tiedostopalvelin, pilvipalveluja, monenlaisia ohjelmistoja ja järjestelmiä. Näiden kaikkien pallojen pitely ilmassa ei välttämättä ole yrityksen ydinosaamista. Se, mikä on ydinosaamisen ulkopuolella ei todennäköisesti myöskään nauti ansaitsemaansa huomiota ja tämä voi altistaa yrityksen riskeille, jotka voidaan helposti välttää ulkoistamalla työ asiantuntijaorganisaatiolle.
Voimmeko uuden työntekijän aloittaessa käyttää useita päiviä koneiden sekä puhelinten asennukseen?
Uusien käyttäjien aloittamiseen tulisi olla selkeä roadmap, jotta työntekijät voivat aloittaa työt jouhevasti. Silloinkin, kun kyseinen roadmap on selkeä ja ajantasainen, vie se silti oman aikansa, jotta kaikki työvälineet ovat käyttökunnossa. Kokenut yhteistyökumppani sujuvoittaa ja nopeuttaa tätä prosessia.
IT-tuen tarve
Tarvitaanko jatkuvaa tukea, jolloin on kannattaa maksaa kiinteää kuukausihintaa ja voi ottaa yhteyttä niin usein kuin vain tarve vaatii? Vai onko kannattavampaa ottaa tapahtumakohtainen veloitus? TPääsääntöisesti yrityksen koko vaikuttaa IT-tukimallin valintaan.
Pienet yritykset (1- 10 hlö)
Kokemuksemme perusteella pienemmille yrityksille kannattavin vaihtoehto on IT-tuki jossa ei välttämättä ole kiinteää kuukausihintaa. Tällöin saadaan mielenrauha, jos jokin laite menee rikki - apu on saatavilla nopeasti, eikä yrityksen kiinteät IT-kulut kasva.
Keskisuuret yritykset (10-200 hlö)
Keskisuurilla yrityksillä yleensä kannattavin vaihtoehto on ottaa kiinteähintainen IT-tuki, jossa työntekijät voivat ottaa rajattomasti yhteyttä IT-ongelmissa ja -kysymyksissä tukeen. Tällöin työntekijät voivat keskittyä olennaiseen ja ongelmat ratkaistaan mahdollisimman nopeasti. Myös laajempia IT-ratkaisuja on otettu tämän kokoisissa yrityksissä käyttöön. Kiinteähintaisessa IT-tuessa pidetään huoli siitä, että henkilöstön työkalut ovat ajan tasalla ja työskentely on keskeytyksetöntä.
Suuret yritykset (200+ hlö)
Suurten yritysten kohdalla kannattavin vaihtoehto on ottaa kiinteähintainen IT-tuki, jossa työntekijät pystyvät ottamaan rajattomasti yhteyttä tukeen IT-asioissa. Samalla kannattaa myös miettiä yrityksen kokonaisvaltaisempaa palvelua mm. tietojen varmistuksia, joilla turvataan yrityksen tietojen säilyvyys, sekä palautus katastrofien sattuessa (esimerkiksi tulipalo, kyberhyökkäys, palvelinhuoneen sähkökatkoista johtuvat rikkoutumiset)
Turvaa yrityksen päivittäinen työnteko
Ylläolevissa esimerkeissä on suuntaviivoja miten IT-tukipalveluita on yleisimmin järjestelty ja mikä on yritykselle kannattavinta. Jokainen yritys on uniikki ja jokaisen tarpeet ovat erilaiset. Mikäli sinulla on kysyttävää minkälainen IT-tuki sopisi juuri sinun yrityksellesi, ota rohkeasti yhteyttä. Kartoitamme juuri sinulle räätälöidyt IT-palvelut. Kysyminen ei maksa mitään ja se parhaimmassa tapauksessa turvaa yrityksesi päivittäisen työnteon.
09 - 42 550 338
