CIO-as-a-service eli tietohallintojohtaminen palveluna auttaa yrityksiä hallinnoimaan IT-palvelujaan tehokkaammin. Tietotekniikan suhteen yrityksen tarvitsema IT-osaaminen jakautuu tyypillisesti seuraaviin kategorioihin. IT-tuki eli tekniset työt ja tukipalvelut, IT-infrastruktuurin rakentaminen (palvelimet, verkot ja ohjelmistot) ja tietohallintojohtaminen.
Tietohallinnolle on eri tarpeita pienen ja keskisuuren yrityksen näkökulmasta
Yritykset ja organisaatiot tarvitsevat erilaista ja eritasoista IT-osaamista, ja IT-palvelujen ulkoistaminen on usein paras tae kustannustehokkaalle sekä ajantasaiselle IT-osaamiselle. Keskitymme tässä blogissa tarkemmin tietohallintoon. Kyseessä on siis korkeamman ja abstraktimman tason osaamista seuraavilta tietohallinnon osa-alueilta:
-
-
-
-
- Tietosuojapolitiikka
- Prosessien tehostaminen ja sähköistäminen
- Järjestelmän etsiminen ja käyttöönotto
- Järjestelmien integroiminen ja uusiminen
- Ulkoistaminen, ostaminen ja kilpailutus
- EU tietosuoja-asetus
-
-
-
Mitä tarkoittaa tietosuojapolitiikka?
Tietosuojapolitiikalla tarkoitetaan käytäntöjä, joilla ohjataan tiedonkäsittelyä ja tietoturvaa. Organisaation on tärkeä määritellä, mitä tietoja käsitellään missäkin järjestelmässä ja kenen toimesta. Organisaatiot, joilla ei ole määritettyä tietosuojapolitiikkaa, ovat yleensä herran hallussa: esimerkiksi järjestelmiin on yksi yhteinen käyttäjätunnus ja kaikki pääsevät kaikkiin tietoihin käsiksi. Tallennuslaitteet saattavat olla toimiston hyllyllä helposti otettavissa.
Tietosuojapolitiikan tarkoituksena on kartoittaa mahdolliset tietoturvariskit ja tehdä toimenpiteitä tilanteen parantamiseksi ja korjaamiseksi. Tietosuojapolitiikkaa voidaan tuoda käytäntöön teknisillä ratkaisuilla, kuten määrittelemällä laitteisiin pakotettu salasana sekä ajastettu lukitustoiminto. Toisaalta voidaan myös ohjeistaa käyttäjiä olemaan tallentamatta tiedostoja salaamattomille muistitikuille, tai käyttämään tietosuojakalvoa toimiston ulkopuolella.
Tietosuojapolitiikalla tarkoitetaan myös SOP:eja eli Standard Operation Procedures -määrityksiä. SOP:n tarkoitus on standardoida ja ohjeistaa tietoturvaan liittyviä toimenpiteitä sekä tiedonkäsittelyä.
Miten IT-prosesseja tehostetaan?
Tietoteknisillä ratkaisuilla voidaan tehostaa ja nopeuttaa organisaation toimintaa merkittävästi. Laskutusta voi automatisoida esimerkiksi Koholla, taloudenhallinnan toimenpiteitä Netvisorilla sekä logistiikkaa toiminnanohjausjärjestelmällä. Tällaista IT-toimintojen tehostamista varten tarvitaan osaamista, luovaa ajattelukykyä sekä kokemusta erilaisista järjestelmistä.
Kun yritys haluaa tehostaa IT-prosessejaan, ensin tyypillisesti kartoitetaan olemassa olevat prosessit ja ongelmakohdat, joiden perusteella tehdään lista tarpeista ja etsitään oikeat ratkaisuvaihtoehdot. Oikean ratkaisun valinnan jälkeen suunnitellaan ja toteutetaan järjestelmän käyttöönotto. Mitä suurempi organisaatio ja monimutkaisemmat IT-prosessit, sitä vaativampi käyttöönotto yleensä on.
Lähtökohtaisesti kannattaa aina huomioida, että liian isoa järjestelmää ei välttämättä kannata ottaa käyttöön. Usein kannattaa käyttää useampaa pienempää ja helpommin käyttöönotettavaa ratkaisua. Ison järjestelmän suunnittelussa voi helposti vierähtää 2-3 vuotta ja tältä kyseiseltä ajalta on aina potentiaalinen hyöty menetetty.
Mitä pitää huomioida IT-tuen ulkoistuksessa?
Kuvitellaan tilanne, että organisaatio haluaa ulkoistaa tai kilpailuttaa IT-tuen. Tämä vaatii paljon perehtymistä sekä tarkkaa IT-infran tuntemusta. Tietohallintojohtaja auttaa IT-palvelujen tarpeiden kartoittamisessa, tarjoajien löytämisessä sekä kilpailutuspaketin luomisessa. On tärkeä pystyä tarkastelemaan eri ratkaisujen plussia ja miinuksia tilanteessa, jossa tarjoukset ja ominaisuudet voivat vaihdella runsaasti.
IT-tuen ulkoistuksen yhteydessä tulee miettiä ennen kaikkea käytettävyyttä, tehostusta ja integroitavuutta. Ohjelmiston lisenssin hinta on vain yksi pieni tekijä kokonaisuudessa. Lisää vinkkejä IT-palvelujen ulkoistamisesta löytyy blogistamme.
09 - 42 550 338
